Ontmoet een coach
Hoe stem je de communicatie van je vitaliteitsinitiatief af op een diverse groep medewerkers? 📣
Je hebt net een vitaliteitsinitiatief opgezet voor alle medewerkers en je weet zeker dat het programma gaat aanslaan binnen je organisatie. Je stuurt een uitgebreid bericht op Intranet, maar tot je verbazing zijn de reacties schaars. Slechts een handvol mensen meldden zich aan. Je hoort dat sommige collega’s het bericht op Intranet niet hebben gezien en liever via een mail geïnformeerd willen worden. Medewerkers hebben hun eigen voorkeuren over het verkrijgen van informatie. Maar hoe zorg je er dan voor dat je bericht daadwerkelijk terecht komt bij iedere medewerker? Op basis van gesprekken met 1.000+ gebruikers delen we onze belangrijkste inzichten over het communiceren van je vitaliteitsinitiatief naar een grote groep medewerkers.
Leestijd: 5 minuten
Heb je een organisatie met medewerkers uit verschillende leeftijdscategorieën, culturen of branches? Dan zal een mailtje misschien niet bij iedere medewerker op dezelfde manier binnenkomen. Er zijn medewerkers die het liefste alle informatie van je vitaliteitsinitiatief tijdens een real-life kick-off krijgen en anderen kijken liever op Intranet voor updates en informatie. Misschien vind je het zelf altijd fijn om een samenvattende mail te ontvangen die je kunt opslaan en teruglezen. Verschillende medewerkers binnen je organisatie slaan aan op verschillende communicatievormen.
Herken verschillende doelgroepen 🔭
Het kan zijn dat je het personeelsfeest als het podium gebruikt voor de aankondiging van je volgende vitaliteitsinitiatief. Je collega’s, een groep millennials, ga je enthousiast maken met een PowerPoint presentatie. Al snel merk je dat sommige medewerkers op hun telefoon kijken. Of stel je voor dat je een enquête stuurt naar je collega’s om hun vitaliteitsbehoeften te onderzoeken. Slechts een handjevol medewerkers reageert. Je begint je af te vragen waarom je geen respons krijgt. De enquête zou er juist voor kunnen zorgen dat je nieuwe vitaliteitsinitiatief veel waarde kan gaan bieden. Om bij al je medewerkers je berichten goed te laten aankomen, is het belangrijk om eerst te ontdekken welke verschillende (doel)groepen er binnen je organisatie zitten. Op basis van die kennis kun je verschillende communicatievormen inzetten om al je medewerkers te bereiken.
Vraag het aan je medewerkers
Een direct toe te passen tip is om het gewoon te vragen. Stel je voor dat je na veel moeite een prachtige nieuwsbrief hebt verstuurd, maar bij de koffiemachine hoort dat niet iedere medewerker hem echt leest. Persoonlijk feedback is daarom essentieel voordat je begint met de communicatie van je vitaliteitsinitiatief. Voer een korte enquête uit onder je medewerkers uit verschillende leeftijdscategorieën of verschillende afdelingen binnen de organisatie om te ontdekken welke communicatievormen zij prefereren. Bel ze even op of ga even langs om uit te leggen waarom je dit onderzoek doet en wat je uit dit onderzoek probeert te halen. Of voeg eventueel een video toe aan de mail met de enquête waarin je het belang van dit onderzoekje uitlegt. Zo zorg je ervoor dat ook de medewerkers die hun mail niet checken je enquête invullen. Vraag hen of zij de voorkeur geven aan e-mails, nieuwsbrieven, teamvergaderingen, sociale media of misschien een combinatie daarvan. Of geef ze de mogelijkheid om een open antwoord te geven of met een nieuw idee te komen. Deze directe feedback geeft je waardevolle inzichten die je meteen kunt toepassen.
Toets je communicatievorm
Met de feedback die je hebt ontvangen kun je verschillende testjes doen. Gebruik de verschillende communicatievormen die eerder zijn aangegeven en ga weer langs bij dezelfde medewerkers. Creëer bijvoorbeeld een focusgroep met medewerkers uit verschillende afdelingen en gebruik verschillende middelen om je vitaliteit boodschap over te brengen. Schrijf verschillende mails of maak verschillende intranet posts en ontdek welke vorm van communiceren bij verschillende medewerkers werkt. Dit stelt je in staat om je communicatie af te stemmen op de specifieke behoeften en voorkeuren van elke groep, waardoor je effectiever en gerichter kunt communiceren.
Wissel de communicatievorm af 🔃
Soms is het variëren van de communicatievorm al de sleutel om de deur naar je medewerkers te openen. Je kunt tijdens je vitaliteitsinitiatief op verschillende momenten andere platformen gebruiken. Zo maak je de kans groter dat je iedere medewerker een keer hebt bereikt. Daarnaast zorg je er ook voor dat de boodschap fris en boeiend blijft. Afwisseling is niet alleen leuk voor de medewerker, maar ook een kans voor jou als HR-manager om je verhaal te vertellen op verschillende manieren. Probeer bijvoorbeeld traditionele en moderne communicatiemiddelen te combineren. Begin met een energieke kick-off meeting of presentatie en stuur daarna de wekelijkse updates via een nieuwsbrief. Wissel je berichten af met tekst en video’s of maak vrolijke infographics en afbeeldingen. Zo zorg je ervoor dat je boodschap ook beter onthouden wordt. Je zou tijdens je vitaliteitsinitiatief een korte podcast kunnen opzetten om de meningen van medewerkers uit verschillende afdelingen te delen. Laat de stem van een enthousiaste collega en zijn of haar positieve ervaring met je vitaliteitsprogramma horen. Dit kan meer aanspreken dan alleen tekst.
Deel je boodschap altijd op meerdere platformen
Je kunt veel meer medewerkers bereiken door met hetzelfde bericht meteen op meerdere platformen te delen. Stel je voor dat je net een inspirerende vitaliteitsbijeenkomst hebt gehad en besluit om diezelfde dag de informatie in een e-mail te sturen. Je krijgt gek genoeg op je mail niet dezelfde reactie terug, terwijl iedereen enthousiast was tijdens de bijeenkomst. De medewerkers die de nieuwsbrief gemist hebben, kijken misschien wel elke dag op Intranet. Daarom is het belangrijk dat je ook op meerdere platformen, op hetzelfde moment, hetzelfde bericht verstuurt. Misschien dat het dubbelop aanvoelt, maar vaak gebruikt een groep maar één communicatieplatform om de informatie van je vitaliteitsinitiatief bij te houden. Door je bericht op meerdere platformen tegelijkertijd te delen, maak je de kans veel groter dat iedereen je boodschap krijgt.
Wat is het beste moment om jouw communicatie te delen? Lees het hier.
Een extra tip: Zorg voor een duidelijke boodschap 📢
Welk communicatiemiddel je ook gebruikt, probeer er altijd voor te zorgen dat je boodschap helder en beknopt is. Waarschijnlijk heeft niemand de tijd om lange e-mails of ingewikkelde presentaties door te nemen. Gebruik korte zinnen, bullet points en visuele elementen om de belangrijkste informatie te benadrukken en de aandacht van je medewerkers vast te houden. Stel je voor dat je nieuwsbrief de beste communicatievorm is. Dat blijkt uit onderzoek en feedback. Je stuurt enthousiast naar al je medewerkers de informatie over het nieuwe vitaliteitsinitiatief. In plaats van lange alinea's met tekst, gebruik je korte en krachtige zinnen, afgewisseld met afbeeldingen en grafieken die de belangrijkste punten benadrukken. Daarnaast geef je aan waarom juist dit vitaliteitsinitiatief gekozen is en hoe de organisatie achter het initiatief staat. Op deze manier zorg je ervoor dat je boodschap duidelijk overkomt en gemakkelijk te begrijpen is voor iedereen, maar wek je ook een dosis aan enthousiasme op.
Met deze inzichten kun je als HR-manager de juiste communicatievorm kiezen en ervoor zorgen dat je boodschap effectief wordt overgebracht aan de verschillende groepen medewerkers binnen je organisatie. Blijf luisteren naar de behoeften en voorkeuren van je medewerkers en blijf experimenteren met verschillende communicatiekanalen om te ontdekken wat het beste werkt voor jouw organisatie. Met de juiste aanpak kun je zo veel mogelijk medewerkers enthousiast mee krijgen met je vitaliteitsinitiatief.
