Hoe maak je vitaliteit prioriteit bij kleine organisaties met een volle agenda? 🚨🗓️

Bij NewU zien we dat HR-managers van kleine organisaties graag willen, maar soms door de drukte of andere prioriteiten van het management team het lastig vinden om een vitaliteitsprogramma te implementeren. Op basis van onze ervaringen met 200+ kleine organisaties delen we 2 lessen die jij kan gebruiken om een vitaliteitsinitiatief te ontwikkelen dat vrijwel geen tijd inneemt.

Misschien heb je dit al eens eerder van een CEO gehoord tijdens de pitch van je vitaliteitsinitiatief: voorstel: “Ik weet niet of we daar op dit moment tijd voor hebben…”. In een kleine organisatie staat het prioriteitenlijstje vol met 1001 dingen en daardoor wordt er heel kritisch gekeken naar het verdelen van tijd en geld. Ook als je vitaliteitsinitiatief geen geld zou kosten, zien CEO’s van kleine organisaties tijd als geld. De tijd aan arbeidsuren van de werknemers moet op dit moment zo productief en effectief mogelijk worden uitbesteed en kunnen niet, in hun ogen, “verloren” gaan aan een grootschalig vitaliteitsinitiatief. Naast financiën is tijd een van de kostbaarste bezittingen voor kleine organisaties.

Wanneer je een vitaliteitsinitiatief mag gaan presenteren bij je collega’s kan je weer tegen een nieuw probleem aanlopen: medewerkers die het lastig vinden om hun tijd af te staan aan vitaliteit. “Een uur per week besteden aan vitaliteit?! Dan heb ik al weer 5 mailtjes die ik niet kan afwerken… Dat maakt alles alleen maar stressvoller.” Het kan voor verschillende medewerkers van kleine organisaties lastig zijn om in te zien dat tijd vrij maken voor vitaliteit juist een investering is in persoonlijke groei en productiviteit.

Micro-oefeningen voor mega-effect 💪

Je vitalitetisinitiatief zal goed worden ontvangen bij de CEO’s, maar ook bij de werknemers, wanneer je initiatief weinig tijd vraagt. Er zijn heel veel manieren van het invullen van een langetermijn en kortetermijn vitaliteitsinitiatief met korte activiteiten.

Je kunt verschillende kortetermijn initiatieven maken met korte workouts of micro-oefeningen op een dagelijkse werkdag. Of werknemers nu squats doen bij het kopieerapparaat of met een aantal lunges naar de wc lopen. Elke kleine of korte oefening maakt al een verschil. De trap nemen in plaats van de lift of een snelle yoga stretch doen tijdens een pauze kan bijvoorbeeld de hartslag verhogen en bijdragen aan de algehele fitheid. Korte mindfulness-oefeningen bieden al mogelijkheden voor reflectie en ontspanning. Samen met een app of een youtube video kun je de dag starten of afsluiten met korte ademhalingsoefeningen. Of trap bijvoorbeeld samen een vergadering af met een ademhalingsoefening van vijf minuten om het stressniveaus te verlagen. Daarnaast kan een gezamenlijke lunch starten met het om de beurt omschrijven van je lunch. Mindful eten door extra bewust te zijn van wat je eet en dit te delen met anderen kan het lunchmoment meer een genietmoment maken en de relatie met eten verschuiven.

Deze kleine en korte oefeningen kunnen in een grootschalig vitaliteitsplan worden gezet door er bijvoorbeeld een competitie van te maken. Wie heeft de meeste oefeningen bij het koffieapparaat gedaan? Hang bijvoorbeeld een briefje bij het apparaat waarop collega’s hun naam en een puntentelling kunnen bijhouden. Of houd bij wie de meeste keren de trap in plaats van de lift heeft genomen door een scorebord op te hangen in de gang. Aan de competitie kun je een maandelijkse winnaar koppelen of een prijs.

Je kan dit idee ook vastmaken aan een individuele of een groepsprijs, bijvoorbeeld een personeelsuitje. Zodra je met het hele team 1.000 keer de trap hebt gekozen ga je een avond bowlen of een middag uitgebreid lunchen in een park. Zo worden collega’s gestimuleerd om ook elkaar te motiveren en teamgevoel zal hierdoor een boost krijgen.

De geheime kracht van vitaliteit buiten de werktijden 🕠

We zullen wat leuks met je delen; er zijn ook vitaliteitsinitiatieven die absoluut geen geld én geen tijd kosten op de werkvloer. Je kunt vanuit jouw positie als HR Manager ook een vitaliteitsinitiatief organiseren die buiten werktijd is zonder kosten voor de werkgever. Er zullen vast wat medewerkers in je opkomen waarvan je weet dat ze al sporten in hun vrije tijd. Met je verbindende krachten kun je met een vitaliteitsinitiatief, bijvoorbeeld een hardloop challenge, medewerkers met elkaar in contact brengen en hen aanmoedigen om samen aan een uitdaging te werken. Dit kan zowel individueel als hen fysiek laten afspreken om samen sportieve activiteiten buiten werktijd te doen. Denk aan het starten van een interne wandel- of fietsclub of het organiseren van fitness uitdagingen en het uitwisselen van recepten. Stel bijvoorbeeld een regelmatig schema in voor gezamenlijke wandelingen of fietstochten buiten werktijd.

Een mentor-programma is een leuke en gemakkelijke manier om actieve medewerkers te koppelen aan enthousiaste collega’s die meer willen leren of ondersteuning . Zo laat je het initiatief vanuit binnenuit werken en dit creëert verbinding binnen elk team. Dit hoeft niet alleen over fysieke sportactiviteiten te gaan maar kan bijvoorbeeld ook in een mindfulness-programma. Stel je voor dat die ene rustige gebalanceerde collega van de marketingafdeling zich aanmeldt als mentor in het programma. Hij of zij wordt gekoppeld aan een collega die net begonnen is op de marketingafdeling. Door het mentor-programma kunnen ze kennis delen over het reguleren van stress, beter slapen, omgaan met piekeren, tips voor goede yoga workouts en samen wandelingen in de lunchpauze. Het bevordert ook een positieve werkcultuur waarin medewerkers elkaar ondersteunen en ontwikkelen.

Voor kleine organisaties worden vitaliteitsinitiatieven soms als een luxe gezien. Als HR Manager van een kleine organisatie kun je met creativiteit en kleine voorstellen een grote impact maken op de fysieke als mentale gezondheid van je collega’s.

Samen met NewU kun je van deze kleine activiteiten een grootschalig vitaliteitsplan ontwikkelen zonder dat deze initiatieven veel tijd kosten. Plan met een van ons een afspraak in en laten we dan snel een digitaal kopje koffie drinken.