Hoe voorkom je een overload aan initiatieven?

Stel je voor: je handelt tegelijkertijd meerdere projecten af, net als iemand die meerdere tabbladen op een computer beheert. Elk tabblad vertegenwoordigt een ander initiatief dat je in je organisatie implementeert. Het is spannend en uitdagend, maar al snel kan het gelijktijdig openen van te veel tabbladen leiden tot een systeemvertraging of zelfs een crash. Dit is wat we bedoelen met overload aan initiatieven, en het is een scenario dat we je willen helpen vermijden.

Te veel initiatieven kunnen leiden tot verminderde productiviteit, overweldigde medewerkers en onvervulde doelen. Aan de andere kant, door initiatieven effectief te beheren, verbeter je het algehele welzijn en de prestaties van je personeel; essentieel voor de vlotte werking van je organisatie.

Het voorkomen van overload aan initiatieven zorgt ervoor dat elk programma de aandacht krijgt die het nodig heeft, en voorkomt dat je medewerkers zich overweldigd voelen door een veelheid aan goedbedoelde programma's. Hier is hoe je jouw'werkstation' efficiënt kunt beheren:

Prioriteer

De truc is niet om meer tabbladen te openen; het is om wijselijk te kiezen welke je wilt openen en aan werken. Prioriteer je initiatieven op basis van hun afstemming op de visie van de organisatie, de impact op het welzijn van de medewerkers en de urgentie van de behoeften die ze aanpakken. Een paar goed gekozen tabbladen kunnen effectiever zijn dan een scherm vol ongebruikte. Vanuit onze ervaring zijn hier een paar dingen die je in gedachten kunt houden:

• Seizoenen: Winter voor geestelijke gezondheid, lente voor verbinding, zomer voor beweging, herfst voor algemene vitaliteit of slaap. Dit volgt de natuurlijke cycli van je medewerkers en zal gegarandeerd positieve impact hebben op hun gezondheid en geestelijke welzijn.

• Nationale dagen, maanden, jaren: In Nederland is september de maand om je nieuwe vitaliteitsplan te lanceren. Ga met de stroom mee en gebruik de lopende beweging. Onze partners promoten hun fietsleaseplannen ook extra op de nationale fiets-naar-je-werk-dag bijvoorbeeld.

• Inbreng van medewerkers: Vraag je medewerkers naar hun interesses. Net als gebruikers die gegevens invoeren, zouden de mensen die het meest worden beïnvloed door je initiatieven, je medewerkers, inspraak moeten hebben in deze. Regelmatige feedback kan helpen beoordelen of de huidige initiatieven beheersbaar zijn of dat het tijd is om enkele tabbladen te sluiten. Dit bevordert een gevoel van eigendom en betrokkenheid bij je team. Waar zijn ze in geïnteresseerd of hebben ze ondersteuning bij nodig?

Ruimte voor initiatieven

Net zoals je niet al je tabbladen tegelijk opent, lanceer je niet alle initiatieven samen. Het spreiden van je programma's zorgt ervoor dat elk ervan de aandacht krijgt die het nodig heeft en voorkomt dat je team zich overweldigd voelt. Een specifiek thema per 3 maanden waarbij je één initiatief hebt dat je actief kunt promoten, is alles wat je nodig hebt. Kwaliteit boven kwantiteit.

Duidelijke communicatie

Overbelasting van initiatieven komt vaak voort uit verwarring. Wees transparant over wat elk initiatief inhoudt, waarom het wordt geïmplementeerd en hoe het de medewerkers ten goede zal komen. Deze duidelijkheid voorkomt misverstanden en bevordert betrokkenheid.

Regelmatig evalueren

Net zoals je regelmatig de relevantie van elk open tabblad controleert, beoordeel je regelmatig de effectiviteit en relevantie van elk initiatief. Als een initiatief niet de verwachte resultaten oplevert, is het misschien tijd om dat tabblad te sluiten.

• Medewerkers welzijnsprogramma: Stel je voor dat je zes maanden geleden een welzijnsprogramma hebt gelanceerd gericht op het verbeteren van de gezondheid van medewerkers door middel van wekelijkse bewegingslessen en voedingspraatjes. Echter, bij het bekijken van de deelname en feedback, ontdek je dat medewerkers de praatjes niet nuttig vinden. Dit kan een signaal zijn om het tabblad van dit initiatief te sluiten, of in ieder geval aan te passen.

• Virtueel trainingsprogramma: Stel je voor dat jouw organisatie een nieuw virtueel trainingsprogramma heeft uitgerold om de vaardigheden van de medewerkers te verbeteren. Na enkele weken heb je voldoende data om duidelijk inzicht te hebben in de interesses van de medewerkers. Het zou tijd kunnen zijn om wijzigingen aan te brengen in het initiatief.

Vier successen

Elke keer dat je een initiatief succesvol beheert; vier het! Het erkennen en belonen van de inspanningen van je team verhoogt het moreel en benadrukt de waarde van de initiatieven, waardoor het proces aangenamer en minder overweldigend wordt.

• Deel succesverhalen: Of het nu gaat om een bedrijfsbrede e-mail, tijdens een teamvergadering, of via het interne communicatieplatform van je organisatie, maak er een gewoonte van om succesverhalen te delen. Belicht het initiatief, de doelen, de resultaten, en hoe het werk van het team heeft bijgedragen aan dit succes. Het kan ook nuttig zijn om individuele bijdragen te benadrukken, aangezien dit de prestatie personaliseert en medewerkers zich gezien en gewaardeerd voelen.

• Beloon inspanningen: Erkenning hoeft niet altijd groots te zijn. Kleine beloningen kunnen ook een lange weg gaan in het verhogen van het moreel. Dit kan van alles zijn, van een handgeschreven bedankje tot een kleine cadeaubon of een extra vrije dag.

• Teamvieringen: Vier als een team! Dit kan een teamlunch zijn, een virtuele borrel, of een leuke teambuilding activiteit. Dit geeft niet alleen een pauze van de gebruikelijke routine, maar geeft teamleden ook de kans om te binden en hun gezamenlijke succes te vieren.

• Publieke erkenning: Overweeg om teamsuccessen te erkennen in grotere bedrijfsvergaderingen of in bedrijfsnieuwsbrieven. Dit geeft niet alleen verdiende erkenning aan het team, maar stelt ook andere afdelingen in staat om te leren van succesvolle initiatieven.

Het voorkomen van overbelasting van initiatieven gaat niet alleen over het beheren van minder initiatieven; het gaat over het wijs beheren ervan. Door te prioriteren, uit te spreiden en regelmatig je initiatieven te evalueren, kun je een gezonde, levendige en efficiënte werkomgeving handhaven. Dus het is tijd om je multitasking vaardigheden te laten zien zonder jezelf of je team te overbelasten.