Hoe begeleid je belanghebbenden tijdens je gezondheidsinitiatief? 🧑‍💼

Wees er vroeg bij 🕰️

Stel je voor: je wilt een wellnessprogramma opzetten met yogalessen en mindfulness-sessies, maar de belanghebbenden zijn vooral geïnteresseerd in het verminderen van het verzuim en de fysieke gezondheid van de medewerkers. Of je lanceert bijvoorbeeld een nieuw vitaliteitsinitiatief waarbij je medewerkers wilt aanmoedigen om meer te bewegen tijdens de werkdag. Het managementteam heeft echter aangegeven dat ze graag zouden zien dat de focus ligt vitaliteit buiten de werkvloer. Dan liggen je vitaliteitsdoelen niet helemaal op een lijn met die van het management team. Wanneer deze niet helemaal op een lijn liggen kan het zijn dat de betrokkenheid en interesse verdwijnt. Of nog belangrijker; als deze doelstellingen niet goed op elkaar zijn afgestemd, kan het zijn dat bijvoorbeeld het managementteam niet wil doorgaan met je vitaliteit initiatief.

Plan een brainstormsessie

Je zou dit kunnen voorkomen door vooraf alvast alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Organiseer bijvoorbeeld vroegtijdige strategische sessies met belanghebbenden om hun input te verzamelen en hun verwachtingen te begrijpen. Zo kun je je vitaliteit initiatief afstemmen op hun bedrijfsdoelen en een gemeenschappelijke visie creëren.

Gebruik data als je beste vriend

Belanghebbenden houden van data, maar daar vertellen we je straks nog meer over. Zij willen graag weten of je vitaliteitsinitiatief impact gaat maken. Dit kun je alleen weten als je vitaliteitsinitiatief meetbare onderdelen bevat. Zorg dat je juist deze meetbare onderdelen deelt en hierbij uitlegt hoe je de vordering van je initiatief gaat meten. Hoe ga je er voor hen achter komen of het vitaliteitsinitiatief werkt, of medewerkers meedoen en of het ook daadwerkelijk voor bijvoorbeeld een minder ziekteverzuim zorgt? Kijk bijvoorbeeld naar het doel dat de belanghebbenden belangrijk vinden. Pas daarna een onderdeel van je vitaliteitsinitiatief zo aan dat je hun specifieke doel kan gaan meten zodra het initiatief van start gaat. Wanneer je laat zien dat je hun doel ook meeneemt in je initiatief en je de resultaten voor dit doel ook actief gaat meten, zullen zij vast net zo staan te popelen om van start te gaan.

Dit zijn de belangrijkste onderdelen voor het presenteren van je vitaliteitsinitiatief aan het managementteam.

Hou ze in de loop ➰

Je bent halverwege je vitaliteitsinitiatief en je ziet dat je initiatief goed aanslaat. Geweldig nieuws! Je ziet dat steeds meer mensen zich aanmelden en steeds meer mensen enthousiast reageren. Misschien sta je wel op het punt om een tussenstand van een competitie te delen. Jij ziet dat je initiatief goed loopt, maar overige belanghebbenden hebben hier niet altijd even goed zicht op. Om hen na de start te blijven betrekken bij je vitalitetisinitiatief is het belangrijk dat je hen betrekt bij ontwikkelingen, veranderingen en mijlpalen.

Deel meerdere updates

Je zou je initiatief bijna kunnen gaan zien als een boeiende serie, waarbij je belanghebbenden willen weten hoe het afloopt. Communiceer bijvoorbeeld elke week via een mail de updates en successen van je initiatief. Denk hierbij vooral aan onderwerpen en key performance indicators die zij belangrijk vinden. Vermeld bijvoorbeeld hoeveel kosten is bespaard in de cafetaria of hoeveel medewerkers deelnemen en betrokken zijn bij het programma. Maak het extra persoonlijk door bijvoorbeeld elke keer een mening van een medewerker toe te voegen. Je kunt ook een score board of hall of fame met een tussenstand van de competitie delen. Zo gaan ze met spanning en enthousiasme uitkijken naar wie de uiteindelijke winnaar wordt.

Vraag om input en feedback

Belanghebbenden van je organisatie en vitaliteitsinitiatief houden ervan om hun mening te delen. Hebben we dat niet allemaal wel een beetje? Het is altijd leuk om mee te kijken en feedback te geven of na te denken over verbeterpunten. Betrek je belanghebbenden ook in het midden van je initiatief bij besluitvormingen of veranderingen. Misschien merk je dat je tijdens het initiatief wat aanpassingen wilt doen. Dit is de perfecte gelegenheid om het managementteam erbij te vragen voor input. Zo kun je er ook zeker van zijn dat hun doelen nog steeds overeenkomen met je vitaliteitsdoel.

Laat ze deelnemen aan je campagne

Zijn er een paar belanghebbenden super enthousiast geworden? Je kunt hen nog meer bij je initiatief betrekken door ze onderdeel te maken van je marketingstrategie. Dat klinkt misschien een beetje gek. Maar ook voor een vitaliteitinitiatief kan je een marketingstrategie hebben. Breng bijvoorbeeld op twee momenten tijdens je initiatief een klein interview uit waarbij de belanghebbende in gesprek gaat met medewerkers die meedoen met het vitaliteitsinitiatief. Plaats er een vrolijke foto van de belanghebbende en de medewerker bij. Zo wordt een update-mail ineens een persoonlijk interview met tips en trics waarbij zichtbaar wordt dat ook het management team achter het initiatief staat.

Deel de data 📊

Waar de leeuwen de koning zijn van de jungle, is ‘data’ de koning van het management team, toch? Belanghebbenden houden van data en cijfers omdat ze zo het gevoel krijgen dat ze inzicht hebben op de impact van hun investering. Ze willen het liefst zo snel mogelijk weten of de investering in je vitaliteitsinitiatief vruchten afwerpt. Daarom is het handig om een dashboard te creëren met key performance indicators (KPI's) die zij belangrijk vinden zoals: verzuimcijfers, productiviteit en tevredenheidsscores. Zorg dat je een dashboard hebt dat je makkelijk kan bijhouden en aanpassen zodat het weinig tijd kost om elke week een update te geven. Deze resultaten kun je wekelijks delen, maar je kan hen ook toegang geven tot het dashboard zodat zij in eigen tijd kunnen mee kijken.

Gebruik een dashboard

Je wilt de belanghebbenden laten zien hoe het vitaliteitsinitiatief bijdraagt aan de algehele bedrijfsdoelstellingen, zoals het verbeteren van de bedrijfscultuur en het verhogen van de betrokkenheid van medewerkers. Dit kun je meenemen in je dashboard door bijvoorbeeld te vergelijken met eerdere initiatieven. Is de hoeveelheid medewerkers die meedoen aan je initiatief aan het stijgen vergeleken met het vorige initiatief? Of voeg bijvoorbeeld een tevredenheidsenquête toe die je vergelijkt met een eerder initiatief.

Hou het gestructureerd

Het bijhouden van een dashboard zal misschien niet je eerste prioriteit zijn; je bent nou eenmaal vol gefocust op het initiatief en de medewerkers zelf. Maar het enthousiasmeren van de belanghebbenden is belangrijk om hen bij je volgende initiatief weer mee te nemen. Het kan altijd zijn dat een belanghebbende wat meer sceptisch is dan de ander. Het is daarom belangrijk om je dashboard overzichtelijk en gestructureerd in elkaar te zetten om verwarring of vragen te voorkomen. Het dashboard is een belangrijke indicator voor de belanghebbenden of het initiatief een succes is of niet en daar wil je extra verwarring of onduidelijkheid bij vermijden. Dit maakt het ook gemakkelijk voor hen om de impact van het initiatief te begrijpen en te evalueren.

Met deze waardevolle tips in gedachten ben je goed uitgerust met vertrouwen de belanghebbenden tijdens je vitaliteitsinitiatief te managen. Blijf communiceren, betrekken en delen van data om een succesvol en impactvol programma op te bouwen dat niet alleen de gezondheid en het welzijn van je medewerkers bevordert, maar ook bijdraagt aan de algehele bedrijfsdoelstellingen en cultuur.

Wil je meer inzicht krijgen in de impact van je vitaliteitsinitiatief? Of heb je behoefte aan een dashboard dat gemakkelijk en geautomatiseerd data opslaat? Plan met een van ons een afspraak en laten we dan snel een digitaal bijpraten.