3 stappen om de juiste mensen te betrekken bij je vitaliteitsinitiatief 🤜🤛

Heb jij het plan voor je vitaliteitsinitiatief al helemaal uitgewerkt maar weet je nog niet goed wie je allemaal nodig hebt om er een succes van te maken? De ideeën borrelen op, de plannen beginnen vorm te krijgen, maar er blijft een vraag hangen: hoe betrek je de juiste mensen bij je initiatief om het tot een succes te maken? Als je begint met plannen, lijken er steeds meer betrokken bij te komen. Uit gesprekken met 200+ CEO’s en 600+ HR-managers, delen we 3 gemakkelijke stappen om de juiste medewerkers uit je organisatie te betrekken bij je initiatief.

Leestijd: 5 minuten

3 stappen om de juiste mensen te betrekken bij je vitaliteitsinitiatief   🤜🤛

Waarom is het betrekken van de juiste mensen zo belangrijk?

Stel dat het je lukt om een nieuw fitnessprogramma uit te zetten zonder de input van het management. Klinkt handig en scheelt weer tijd. Uiteindelijk krijg je initiatief toch niet helemaal de steun die je had verwacht omdat het initiatief volgens de CEO niet helemaal aansluit bij de strategische doelen van de organisatie. Voor jou als HR-manager is het belangrijk dat je vitaliteitsinitiatief wordt ondersteund door het managementteam zodat er genoeg tijd en budget wordt vrijgemaakt. Maar denk ook aan het marketing team, de ambassadeurs, leidinggevende en teamleiders en de externe of interne trainers die je wilt gaan inzetten. Zij gaan allemaal een rol krijgen in je initiatief en moeten dus allemaal geïnformeerd en begeleid worden. En misschien wel de belangrijkste betrokken: de medewerkers.

Stap 1: Identificeer de key spelers

Een eerste stap zou kunnen zijn om de belangrijkste spelers binnen je organisatie te identificeren die een invloed kunnen hebben op je vitaliteitsinitiatief. Denk hierbij aan senior management, teamleiders, vertegenwoordigers van verschillende afdelingen en zelfs enthousiaste individuele medewerkers. Deze belangrijke spelers kunnen waardevolle inzichten en steun bieden tijdens het planningsproces. Misschien heb je een fantastisch idee voor een vitaliteitsprogramma, maar merk je dat het hoger management nog niet helemaal overtuigd is. Door hen bijvoorbeeld te betrekken bij het maken van beslissingen en keuzes, maak je hen deels eigenaar van je initiatief. Hierdoor voelen ze meer verantwoordelijkheid en staan enthousiaster achter je initiatief.

Lees hier hoe je het management team betrokken houdt tijdens je vitaliteitsinitiatief.

***Gebruik hiervoor een stakeholderanalyse ***

Om de belangrijkste spelers te identificeren en hun mogelijke invloed te bepalen kun je deze in kaart brengen door een eigen onderzoek te starten en belangen in kaart te brengen. Maak een lijst van iedereen die beïnvloed wordt door of invloed heeft op het vitaliteitsinitiatief. Denk aan leidinggevenden, teamleiders, afdelingshoofden en enthousiaste medewerkers. Bepaal daarna wat de belangen van elke stakeholder zijn en hoe groot hun invloed is op het succes van het initiatief. Dit kan variëren van strategische belangen van het management tot persoonlijke gezondheidsdoelen van individuele medewerkers. Verdeel daarna de stakeholders in categorieën op basis van hun invloed en betrokkenheid en stel een plan op om elke categorie stakeholders te betrekken en te informeren. Dit kan variëren van regelmatige updates voor hoog invloed/hoog belang stakeholders tot informele check-ins voor laag invloed/laag belang stakeholders.

Tip: Gebruik een visuele tool, zoals een stakeholdermatrix, om de invloed en belangen van elke stakeholder in kaart te brengen. Dit maakt het eenvoudiger om te zien wie je actief moet betrekken en op welke manier.

Wil je meer leren over het presenteren van je vitaliteitsinitiatief aan het managementteam? Lees dan dit blog.

Stap 2: Creëer per initiatief een A-Team

Het betrekken van stakeholders, leidinggevende en het management team is misschien een logische stap, maar er zijn nog veel meer mensen die je kunt betrekken bij je vitaliteitsinitiatief om het meeste uit je programma te halen. Als het management team helemaal mee is en je lanceert je initiatief komen er namelijk weer nieuwe vragen opborrelen. “Slaat het initiatief wel aan?” “Is dit waar de medewerkers behoefte aan hebben?” Voor dit soort vragen tijdens de start van je initiatief kun jij je eigen A-Team creëren. Probeer een team te vormen met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen en functieniveaus zodat je de beste inzichten en feedback terug kan krijgen over de behoeften binnen je organisatie.

Hoe selecteer je de juiste medewerkers?

Selecteer medewerkers voor je ondersteunende A-team door een combinatie van vrijwillige aanmeldingen en gerichte uitnodigingen te gebruiken. Vraag teamleiders om medewerkers aan te bevelen die gemakkelijk andere collega’s motiveren en enthousiasmeren en een sterke interesse tonen in vitaliteit. Zo zorg je voor een gemotiveerd en divers team. Maak een lijst van de expertise en perspectieven die de toekomstige leden van je A-team moeten bezitten. Daarnaast kun je ook vragen om vrijwillige deelname. Medewerkers die vrijwillig aansluiten hebben een grotere intrinsieke motivatie om je initiatief te laten slagen.Stuur een oproep naar je medewerkers waarin je uitlegt wat het vitaliteitsinitiatief inhoudt en vraagt om vrijwilligers die willen bijdragen. Zodra je een selectie hebt is het ook goed om nog even uit te zoomen en te checken of er binnen je selectie genoeg diversiteit op gebied van cultuur en afdeling zit. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je team een goede afspiegeling is van de gehele organisatie.

Tip: Organiseer regelmatig vergaderingen met je gekozen team om voortgang en uitdagingen te bespreken. Dit bevordert niet alleen de samenwerking, maar zorgt er ook voor dat het programma blijft aansluiten bij de diverse behoeften binnen de organisatie.

Lees hier hoe je met 3 gemakkelijke tip ambassadeurs voor je gezondheidsinitiatief kan kiezen.

Stap 3: Gebruik de sterren van je initiatief: de medewerkers

We hebben het gehad over belangrijke stakeholders en het management team, ondersteunende ambassadeurs binnen de organisatie, maar de belangrijkste betrokken zijn natuurlijk: de medewerkers zelf! Zij zijn tenslotte degenen die gebruik maken en willen profiteren van je vitaliteitsprogramma. Hun input kan je waardevolle inzichten geven over wat wel en niet voor hen werkt. Stel dat je medewerkers toch niet zo enthousiast zijn als je had gehoopt. Dan wil je het liefste weten waarom je initiatief dit keer niet helemaal aansloeg. Door hun feedback serieus te nemen, kun je het programma beter afstemmen op hun behoeften en verwachtingen. Zo zal er bij je volgende vitaliteitsinitiatief veel meer draagvlak en enthousiaste deelname zijn.

Door de juiste mensen te betrekken en actief feedback te vragen, kun je als HR-manager ervoor zorgen dat jouw vitaliteitsinitiatief een blijvend succes wordt. Blijf luisteren en blijf je initiatief aanpassen. Zo wordt stap voor stap je vitaliteitsinitiatief een steeds groter succes. En wie weet inspireer je collega's om buiten je initiatief om ook te blijven werken aan een gezondere en vitalere werkomgeving.